ART Controles

Las empresas que operan control de acceso y acreditación en eventos mueven equipos continuamente: cámaras, controladores de acceso, notebooks y lectores faciales salen del inventario, van a un evento o a un alquiler y vuelven. Sin un registro único, nadie sabe con certeza dónde está cada elemento ni quién responde por él. Un riesgo concreto es que el mismo equipo figure en dos eventos al mismo tiempo, lo que compromete todo el control del patrimonio.

ART Controles es un sistema web de gestión de equipos, hecho a medida para una empresa de control de accesos y acreditación en eventos. Acompaña cada elemento desde su entrada al inventario hasta su baja. Entre las funciones:

• registro de equipos con número de patrimonio, número de serie, categoría, ubicación actual y responsable, o control solo por cantidad para accesorios como cables y fuentes;
• asignación de equipos a eventos y a alquileres, con acta de entrega en PDF;
• devolución en lote por lectura de código QR, con cámara o lector USB, o digitando el patrimonio;
• inventario físico que compara el conteo con el registro y señala las divergencias;
• órdenes de mantenimiento preventivo, correctivo y predictivo;
• presupuestos de alquiler con precio por día, descuento por elemento y descuento global;
• siete tipos de informe, exportables en PDF y Excel.

Todo equipo está siempre en una de seis situaciones: en inventario, en evento, en alquiler, en mantenimiento, dado de baja o extraviado. Cada salida, regreso o envío a mantenimiento genera un movimiento, con origen, destino, responsables y el usuario que lo registró.

Un equipo con patrimonio solo puede estar en un evento o alquiler a la vez. Al devolverlo, el sistema solo lo marca como en inventario si no hay otra asignación activa. Cuando todos los elementos de un evento o alquiler regresan, el evento o el alquiler se concluye automáticamente.

En el inventario, el sistema registra la situación esperada de cada equipo que cumple los filtros y compara el conteo físico con ese registro, y no con el estado actual, que puede cambiar durante el conteo. Al abrir una orden de mantenimiento, el equipo pasa a figurar como en mantenimiento y no puede asignarse. Al concluirla, vuelve al inventario.

El sistema tiene cuatro perfiles: administrador, gestor, colaborador y auditor. Los permisos se verifican en el servidor. La sesión usa un token de acceso de 30 minutos y un token de renovación de 7 días, y el token de acceso solo se renueva automáticamente mientras el usuario está activo. El inicio de sesión acepta como máximo 5 intentos por minuto por dirección IP, y todo usuario nuevo debe cambiar la contraseña antes de usar el sistema.

La auditoría registra quién hizo qué, cuándo y desde dónde, con los valores antes y después de cada edición. Administradores y auditores consultan ese registro dentro del sistema.

En producción, ART Controles corre en tres contenedores Docker: la base de datos PostgreSQL, la API FastAPI con dos procesos de trabajo y un servidor Nginx que atiende por HTTPS, entrega la interfaz React y reenvía las llamadas de la API al backend. El despliegue se hace con un script que obtiene la versión nueva del repositorio, reconstruye los contenedores y aplica las migraciones de la base de datos automáticamente. El manual del administrador documenta el respaldo y la restauración de la base de datos, incluida una rutina diaria que guarda siete días de copias.

ART Controles atiende a quienes cuidan el inventario y envían equipos de TI y seguridad electrónica a instalaciones temporales: administradores, gestores, colaboradores y auditores. Está en producción y es una herramienta de uso interno del cliente, a la que se accede con inicio de sesión.